Automatyzacja odpraw celnych – jakie procesy można usprawnić?

Rosnąca liczba przesyłek, presja czasu i coraz bardziej złożone przepisy celne sprawiają, że tradycyjny model obsługi odpraw staje się niewydolny. Agencje celne coraz częściej sięgają po technologie, które pozwalają zautomatyzować część procesów – od odczytu dokumentów po wypełnianie zgłoszeń. Automatyzacja odpraw celnych nie zastępuje agentów celnych, lecz odciąża ich w wykonywaniu żmudnych, powtarzalnych zadań, umożliwiając skoncentrowanie się na kwestiach wymagających wiedzy eksperckiej.

Dlaczego automatyzacja w odprawach celnych staje się koniecznością?

Cyfryzacja handlu międzynarodowego postępuje w szybkim tempie. Coraz więcej procesów, które dotychczas wymagały ręcznego wprowadzania danych, można dziś obsługiwać elektronicznie. Przykładami są rozwiązania takie, jak PUESC, AES czy ICS2, które wymuszają integrację danych w czasie rzeczywistym.

To wszystko sprawia, że automatyzacja odpraw celnych przestaje być luksusem – staje się strategiczną koniecznością, jeśli firma chce utrzymać efektywność, zgodność z wymogami administracyjnymi i przewagę konkurencyjną. Korzyści podjęcia decyzji o zautomatyzowaniu procesów celnych nie brakuje – wprowadza to bowiem nową jakość, umożliwiając usprawnienia, które przekładają się na oszczędność czasu i kosztów, a także zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności.

Automatyzacja odpraw celnych to proces wykorzystania technologii (np. sztucznej inteligencji) do minimalizacji manualnej interwencji w rutynowych i powtarzalnych zadaniach celnych. Kluczowe jest zrozumienie, że nie chodzi o eliminację roli agenta celnego. Chodzi o wyposażenie go w narzędzia, które uwolnią jego czas od żmudnego przepisywania danych, pozwalając skupić się na strategicznych i wymagających ekspertyzy zadaniach, takich jak zarządzanie niestandardowymi sprawami celnymi czy optymalizacją procedur specjalnych (np. uszlachetnianie czynne, uszlachetnianie bierne).

Które etapy odprawy celnej można zautomatyzować?

Automatyzacja jest najbardziej efektywna tam, gdzie występuje duża powtarzalność i wolumen danych. Proces odprawy celnej doskonale się w to wpisuje. Poniżej znajdują się te etapy odpraw celnych, które – dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych – można bez większego problemu już dziś zautomatyzować.

Przetwarzanie dokumentów

Większość danych potrzebnych do zgłoszenia celnego znajduje się w dokumentach handlowych – fakturach, packing listach itd. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków OCR (Optical Character Recognition) i NLP (Natural Language Processing) możliwe jest automatyczne odczytywanie treści dokumentów, nawet w różnych formatach (PDF, skan). Systemy takie jak Celna rozpoznają pola takie jak numer faktury, wartość towaru, waluta, kraj pochodzenia itd. i przygotowują z nich dane do zgłoszenia celnego, które agent sprawdza przed eksportem do programu celnego. Dzięki temu ogranicza się ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych, a przygotowanie dokumentów do zgłoszenia trwa krócej.

Weryfikacja danych

Automatyczne algorytmy potrafią sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i zgodne z wymogami celnymi. Jeśli brakuje danych (np. numeru EORI lub kodu kraju pochodzenia), system może natychmiast wygenerować alert do agenta celnego, a nawet – w przypadku zastosowania sztucznej inteligencji – zasugerować, jak dokładnie je uzupełnić. W ten sposób znika ryzyko opóźnień wynikających z błędów ludzkich lub braków w dokumentacji.

Klasyfikacja taryfowa

To jeden z najbardziej czasochłonnych i ryzykownych etapów odpraw celnych. Systemy oparte na sztucznej inteligencji potrafią analizować nazwę i opis towaru, a następnie proponować kod taryfowy. Celna proponuje kod CN dla każdej pozycji i pokazuje przy nim dane z taryfy ISZTAR. Agent celny zachowuje pełną kontrolę nad decyzją – każdą propozycję weryfikuje i zatwierdza – ale nie zaczyna wyszukiwania kodu od zera.

Generowanie zgłoszeń celnych

Na podstawie danych odczytanych z dokumentów system taki jak Celna przygotowuje sprawę do zgłoszenia. Agent celny sprawdza i poprawia dane, a następnie eksportuje sprawę do programu celnego, z którego korzysta na co dzień – do WinSAD (np. deklaracja SAD w XML albo faktury luzem) lub do SADEC. Część danych, np. procedurę czy gwarancje, agent uzupełnia w programie celnym i z niego wysyła zgłoszenie.

Integracja z administracją celną

Programy do obsługi zgłoszeń celnych wymieniają dane z systemami administracji celnej (PUESC, AIS, AES/ECS, NCTS): wysyłają zgłoszenia, odbierają komunikaty i aktualizują statusy. Celna nie łączy się z tymi systemami – przygotowuje dane i przekazuje je do programu celnego, z którego agent wysyła zgłoszenie.

Raportowanie i archiwizacja

Automatyzacja ułatwia też zestawianie statystyk pracy – w Celnej są to statystyki spraw, pozycji i przetworzonych stron. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia audyt i przygotowanie do kontroli celnej, ale Celna nie jest archiwum dokumentów celnych: bez pakietu przestrzeni treść dokumentów starszych niż 30 dni jest automatycznie usuwana. Obowiązek archiwizacji dokumentów celnych pozostaje po stronie agencji i jej klientów.

Jakie są korzyści z automatyzacji odpraw celnych?

Automatyzację celną warto traktować jak inwestycję, której efekty da się zmierzyć we własnej agencji – np. czasem przygotowania zgłoszenia czy liczbą korekt. Najczęściej wymieniane korzyści to:

Oszczędność czasu – dzięki automatyzacji dane nie są już przepisywane ręcznie, co skraca przygotowanie zgłoszeń celnych i pozawala agentom celnym przeznaczać większość czasu na wykonywanie ambitnych zadań i pogłębianie wiedzy.
Redukcja błędów i kosztów – automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko pomyłek, które mogą prowadzić do kar lub opóźnień, a także zmniejsza koszty pracy ręcznej.
Lepsze wykorzystanie zasobów – dzięki automatyzacji agenci mogą skupić się na wykonywaniu zadań wymagających ich eksperckiej wiedzy, jak chociażby, interpretacji przepisów i doradzaniu klientom.
Większa przejrzystość – dzięki zastosowaniu systemów do automatyzacji odpraw celnych wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, z pełną historią zmian i wersji dokumentów.
Skalowalność – automatyzacja umożliwia obsługę większej liczby odpraw bez konieczności zwiększania zespołu.

Jakie technologie wspierają automatyzację odpraw celnych?

Nowoczesne rozwiązania do automatyzacji odpraw celnych wykorzystują połączenie kilku technologii. W efekcie powstaje ekosystem, w którym dane przepływają płynnie, a interwencja człowieka ogranicza się do nadzoru i zatwierdzania kluczowych decyzji. Najważniejsze technologie wykorzystywane w tym zakresie to:

Sztuczna inteligencja (artificial intelligence, AI) i uczenie maszynowe (machine learning, ML) – wykorzystuje się je najczęściej do klasyfikacji taryfowej, predykcji kodów i analizy ryzyka.
OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, Optical Character Recognition) i NLP (przetwarzanie języka naturalnego, Natural Language Processing) – wykorzystuje się je najczęściej do odczytu i interpretacji danych z dokumentów niezbędnych do składania zgłoszeń celnych.
API (interfejs programowania aplikacji, Application Programming Interface) – wykorzystuje się je najczęściej do połączeń z PUESC, systemami ERP, CRM itd.

Jak wprowadzić automatyzację odpraw celnych?

Decyzja o automatyzacji odpraw celnych wymaga strategicznego podejścia, dlatego warto ją odpowiednio zaplanować. Dzięki temu wdrożenie konkretnego rozwiązania może okazać się strzałem w dziesiątkę.

Audyt obecnych procesów – na początku należy zidentyfikować, które etapy są obecnie najbardziej czasochłonne, generują najwięcej błędów i stanowią “wąskie gardło” w dziedzinie odpraw celnych. To od nich powinno rozpocząć się wdrażanie automatyzacji.
Wybór odpowiedniego rozwiązania – następnie należy zapoznać się z rozwiązaniami dostępnymi na rynku, przeanalizować funkcjonalności, jakie oferują i wybrać to, które najlepiej odpowiada na konkretne potrzeby w zakresie odpraw celnych. Warto też zwrócić szczególną uwagę na to, by wybrany system był kompleksowy, zgodny z lokalnymi przepisami i gwarantował ciągłą aktualizację.
Etapowa implementacja – najlepiej jest rozpocząć od jednego, najmniej skomplikowanego, ale powtarzalnego procesu (np. przetwarzanie dokumentów, klasyfikacja taryfowa). Sukces pilotażu ułatwi przekonanie zespołu do rozszerzenia automatyzacji na kolejne etapy pracy.

Podsumowanie

Automatyzacja odpraw celnych to nie przyszłość – to teraźniejszość, która stopniowo staje się standardem w branży. Systemy oparte na sztucznej inteligencji, OCR i integracjach API znacząco usprawniają codzienną pracę agencji celnych i firm logistycznych. Największą wartością nie jest jednak sama technologia, lecz możliwość uwolnienia potencjału specjalistów celnych od czynności powtarzalnych i skupienia ich na doradztwie, analizie ryzyka oraz obsłudze strategicznych klientów. Automatyzacja odpraw celnych nie zastępuje bowiem ekspertów, ale sprawia, że ich praca staje się szybsza, obarczona mniejszą ilością błędów i efektywniejsza.

Jeśli czujesz, że Twoja firma traci cenny czas i pieniądze na ręczne zarządzanie odprawami celnymi, to dobry moment, by przejść od pytania, czy automatyzować, do pytania, jak szybko wdrożyć automatyzację. Umów demo Celnej. Pokażemy, jak Celna przygotowuje dane do zgłoszenia z faktury i packing listy, i porozmawiamy o tym, które etapy pracy w Twojej agencji warto zautomatyzować najpierw.