Polityka prywatności
Kto przetwarza dane osobowe w związku z Celna, po co, jak długo i komu je przekazuje. Polityka wykonuje obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”) wobec osób odwiedzających stronę Celna, osób, które się z nami kontaktują, oraz użytkowników aplikacji Celna.
1. Administrator
Administratorem danych jest Pragmile Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 92, 00-807 Warszawa, KRS 0000505278, NIP 1132875316, REGON 147177233 („Pragmile”, „my”). Celna jest produktem Pragmile.
W sprawach danych osobowych pisz na [DO UZUPEŁNIENIA: kontakt.email_dane_osobowe z firma.yaml] albo na adres siedziby. W innych sprawach: [DO UZUPEŁNIENIA: kontakt.email_sprzedaz], telefon +48 607 626 003. [DO UZUPEŁNIENIA: czy Pragmile powołała inspektora ochrony danych — jeśli tak, jego dane kontaktowe.]
2. Dwie role Pragmile
- Administrator — wobec danych osób odwiedzających stronę, kontaktujących się z nami, osób reprezentujących klientów i osób kontaktowych, a także danych kont użytkowników aplikacji i danych do rozliczeń. Tych danych dotyczy ta polityka.
- Podmiot przetwarzający — wobec danych zawartych w dokumentach, które agencja celna (nasz klient) wprowadza do aplikacji: faktur, list pakunkowych, dokumentów transportowych i celnych, danych jej klientów i kontrahentów. Administratorem tych danych jest agencja celna, a my przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Jeżeli Twoje dane znajdują się w dokumentach jednej z agencji, z prawami opisanymi w pkt 9 zwróć się do tej agencji — pomożemy jej je zrealizować.
3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Odpowiedź na wiadomość, umówienie prezentacji | imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: odpowiedź i kontakt handlowy) | do zakończenia sprawy, następnie do upływu przedawnienia roszczeń |
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem | dane osób reprezentujących i kontaktowych: imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: zawarcie i wykonanie umowy z klientem, którego reprezentujesz) | czas trwania umowy, następnie do upływu przedawnienia roszczeń |
| Konto użytkownika w aplikacji i świadczenie usługi | imię i nazwisko, e-mail, telefon (drugi składnik logowania), rola, dane logowania i sesji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: świadczenie usługi na rzecz klienta, który Cię upoważnił) | czas trwania umowy i 30 dni po jej zakończeniu |
| Rozliczenia, faktury, obowiązki podatkowe | dane firmy, NIP, adres, e-mail do faktur, historia opłat | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Bezpieczeństwo, dziennik zdarzeń, zapobieganie nadużyciom | adres IP, przeglądarka, czas i rodzaj działań, historia zmian w sprawach | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: ochrona aplikacji i rozliczalność zmian) | historia zmian — czas trwania umowy; logi techniczne — [DO UZUPEŁNIENIA: okres retencji logów w Grafana Cloud] |
| Analiza korzystania z aplikacji i jej rozwój (pkt 6) | wewnętrzny identyfikator użytkownika, odwiedzane ekrany, używane funkcje | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: rozwój aplikacji) | [DO UZUPEŁNIENIA: okres retencji w PostHog] albo do skutecznego sprzeciwu |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane z pozostałych kategorii w niezbędnym zakresie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu przedawnienia roszczeń |
Przedawnienie roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi co do zasady 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego. Dane w kopiach zapasowych są usuwane wraz z wygaśnięciem kopii.
4. Skąd mamy dane
Większość danych podajesz sam. Jeżeli konto w aplikacji założyła Ci agencja celna, w której pracujesz, Twoje imię, nazwisko, adres e-mail i rolę przekazał nam administrator konta tej agencji, zapraszając Cię do aplikacji. Dane rejestrowe firm uzupełniamy z publicznych rejestrów (KRS, CEIDG, REGON, VIES).
5. Sztuczna inteligencja
- Do odczytu dokumentów, propozycji kodów CN i tłumaczenia nazw towarów aplikacja korzysta z modeli i usług dostawców wymienionych w pkt 7 (Google, OpenAI, Anthropic). Do modelu trafiają wyłącznie dane potrzebne do wykonania danej czynności.
- Korzystamy z płatnych interfejsów komercyjnych, w których dostawcy nie wykorzystują przekazanych danych do trenowania modeli. Sami nie trenujemy modeli na danych klientów.
- Funkcje AI nie podejmują decyzji wywołujących wobec kogokolwiek skutki prawne (art. 22 RODO). Propozycje sprawdza i zatwierdza agent celny.
6. Analityka korzystania z aplikacji
Mierzymy, jak używana jest aplikacja, żeby wiedzieć, które funkcje są potrzebne i co rozwijać. Korzystamy w tym celu z narzędzia PostHog w regionie UE. Zbieramy zdarzenia w interfejsie (np. otwarcie ekranu, użycie funkcji) z wewnętrznym identyfikatorem użytkownika, bez treści dokumentów. [DO UZUPEŁNIENIA: czy narzędzie zapisuje pliki cookie lub dane w przeglądarce oraz czy adres IP jest odrzucany — potwierdzić konfigurację w celna-app.] Możesz sprzeciwić się tej analizie, pisząc na adres z pkt 1.
7. Odbiorcy danych
Dane powierzamy dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów powierzenia i wyłącznie w niezbędnym zakresie:
| Podmiot | Zakres | Gdzie |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure) | hosting aplikacji, baz danych, dokumentów i kopii zapasowych | UE — Polska |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365) | wysyłka powiadomień e-mail | [DO UZUPEŁNIENIA] |
| Scaleway SAS (Francja) | zaszyfrowana kopia zapasowa | UE — Francja |
| Google Ireland Limited / Google LLC | modele językowe (Gemini), tłumaczenie maszynowe (Cloud Translation) | może obejmować USA |
| OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C. | modele językowe | może obejmować USA |
| Anthropic PBC (USA) | modele językowe | USA |
| Clerk, Inc. (USA) | logowanie i uwierzytelnianie | USA |
| Cloudflare, Inc. (USA) | DNS, ochrona przed atakami, dostarczanie ruchu | sieć globalna |
| Raintank, Inc. — Grafana Labs | logi techniczne i monitoring | UE |
| PostHog, Inc. | analityka korzystania z aplikacji | UE |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | rozliczenia subskrypcji | UE / USA |
[DO UZUPEŁNIENIA: dostawcy strony internetowej (hosting, czcionki, formularz kontaktowy, CRM HubSpot) — uzupełnić po uruchomieniu strony.] Dane mogą też otrzymać nasi doradcy prawni i księgowi, związani tajemnicą zawodową, oraz organy publiczne, gdy nakazują to przepisy.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Aplikacja, bazy danych i kopie zapasowe znajdują się w Unii Europejskiej. Część dostawców (pkt 7) ma siedzibę w USA lub przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (decyzja (UE) 2021/914). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z pkt 1.
9. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych, gdy nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; sprzeciw wobec analityki (pkt 6) uwzględniamy zawsze;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
10. Dobrowolność i profilowanie
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do kontaktu, zawarcia umowy i korzystania z aplikacji. Nie profilujemy Cię w celach marketingowych i nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
11. Pliki cookie
Zasady stosowania plików cookie na stronie i w aplikacji opisuje Polityka cookies.
12. Bezpieczeństwo
- Pragmile posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2022 systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.
- Każda agencja celna korzysta z wydzielonej instancji aplikacji z własną bazą danych.
- Połączenia są szyfrowane (TLS), a kopie zapasowe — szyfrowane i przechowywane także u odrębnego dostawcy w UE.
- Dostęp do danych zależy od uprawnień użytkownika; dostępne jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe; zmiany w sprawach są rejestrowane.
13. Zmiany polityki
Aktualizujemy politykę, gdy zmieniają się przepisy, dostawcy lub sposób działania aplikacji. O istotnych zmianach informujemy klientów e-mailem. Data ostatniej aktualizacji: 16 października 2026 r.